La Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, obliga a las personas jurídicas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas. 

En esta línea, la nueva Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público, consolida la necesidad de que las licitaciones públicas se desarrollen a través de lo que conocemos como la Plataforma de Contratación del Sector Público o análogas de las Comunidades Autónomas.

Todas las empresas que licitan y que sean personas jurídicas están obligadas a relacionarse de forma electrónica. Todas las comunicaciones y notificaciones que se deben realizar a licitadores durante la licitación del contrato y al contratista, durante la ejecución del contrato, deben ser en formato electrónico.

Las personas físicas (autónomos) que lo deseen también pueden relacionarse electrónicamente. Incluso se les puede obligar a comunicarse electrónicamente en las relaciones que deriven de expedientes de contratación.

a) El anuncio de licitación será electrónico y los plazos para presentar ofertas.

b) Los pliegos de cláusulas, proyectos de obras, pliegos de prescripciones técnicas y demás documentos contractuales deben estar, por regla general, en formato electrónico.

c) Las ofertas, salvo excepciones (por ejemplo: planos pesados o maquetas), en formato electrónico, en consecuencia, el Órgano de Asistencia, deberán disponer de medios para desencriptar ofertas electrónicas.

d) Las comunicaciones electrónicas durante la licitación en formato electrónico.

e) La notificación electrónica se realizará generalmente a través de una dirección de correo electrónico habilitada.

f) Las relaciones derivadas de la interposición del recurso especial en materia de contratación se harán de forma electrónica.

g) La factura electrónica para contratistas y subcontratistas.

Si se da alguna de estas circunstancias podrá motivarse la no presentación en formato electrónico:

a) Cuando, debido al carácter especializado de la contratación, el uso de medios electrónicos requeriría herramientas, dispositivos o formatos de archivo específicos.

b) Cuando las aplicaciones que soportan formatos de archivo adecuados para la descripción de las ofertas utilizan formatos de archivo que no pueden ser procesados por otros programas abiertos o generalmente disponibles o están sujetas a un régimen de licencias de uso privativo.

c) Cuando la utilización de medios electrónicos requiera equipos ofimáticos especializados de los que no disponen generalmente los órganos de contratación.

d) Cuando los pliegos de la contratación requieran la presentación de modelos físicos o a escala que no pueden ser transmitidos utilizando medios electrónicos.

Lo primero que tenemos que hacer, tanto si actuamos como entidad adjudicadora o como operador económico, es disponer de un usuario alojado en la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP).

En el caso de las entidades del Sector Público, se alojará en la PLACSP el perfil del contratante correspondiente mediante solicitud previa a la Subdirección General de Coordinación de la Contratación Electrónica. En el caso de los licitadores, se debe crear de forma autónoma un usuario y una contraseña para poder disfrutar de las funcionalidades relativas a la presentación de ofertas telemáticas.

Como entidad adjudicadora, se debe poseer necesariamente de un perfil Órgano de Asistencia creado en la PLACSP. Este perfil es un órgano de naturaleza heterogénea, pues puede adoptar diversas formas (mesa de contratación, comité de valoración de ofertas) o utilizarse como figura unipersonal (por ejemplo, en procedimientos simplificados), que asiste al Órgano de Contratación en las tareas de apertura y valoración de las diferentes ofertas presentadas por los licitadores. De esta manera, una vez valorados los diferentes archivos electrónicos, se encarga de proponer al Órgano de Contratación al licitador que va a ser propuesto para la adjudicación del contrato.

Para poder crear un Órgano de Asistencia (O.A.) necesitamos tener dado de alta en la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP) el Perfil del Contratante de la administración o entidad pública correspondiente obligada a licitar electrónicamente.Una vez que el Perfil del Contratante esté alojado en la PLACSP, accederemos al Órgano de Contratación (O.C.) que se encargará de crear el Órgano de Asistencia. Esta acción (alta del perfil) la podrá realizar directamente el usuario con rol Administrador o Publicador.

Las relaciones entre entidad adjudicadora y operadores económicos deben transcurrir de manera exclusivamente electrónica.

La Plataforma de Contratación del Sector Público permite llevar a cabo estas actuaciones de tal forma que suponga un canal de comunicación fluido entre los dos agentes intervinientes en el proceso de licitación. 

Algunas de estas comunicaciones son: 

• La comunicación del plazo para la subsanación de cuestiones que surjan durante la apertura y valoración de archivos electrónicos por parte del Órgano de Asistencia. 
• La comunicación para realizar el requerimiento de documentación de cara a llevar a cabo la propuesta de adjudicación. 
• Las comunicaciones del tipo justificación de ofertas anormalmente bajas, solicitudes de aclaración o información adicional. 
• La comunicación para para llevar a cabo la remisión de adjudicación.
• La comunicación para gestionar formalización del contrato íntegramente por medios electrónicos. 

En procedimientos con negociación, solicitud de invitación al proceso y solicitud de oferta final.